“En son dosya hangisi?” sorusunu azaltın
E-posta eki, paylaşılan klasör ve toplantı notu aynı dokümanın farklı kopyalarını içerebilir. Ekipler farklı sürümler üzerinden konuştuğunda aynı uygulamayı farklı yorumlayabilir. Inferexa'da kontrollü doküman kaydı, belgenin kimliğini ve revizyonlarını birlikte izlemek için kullanılır.
Kanıt ile kontrollü dokümanı ayırın
Bir toplantı tutanağı belirli bir faaliyetin yapıldığını destekleyen kanıt olabilir. Bir prosedür ise çalışmanın nasıl yürütülmesi gerektiğini tanımlar. Bu iki belge aynı amaçla değerlendirilmez. Prosedürün varlığı, uygulamanın her yerde aynı şekilde yürüdüğünü tek başına göstermez.
Proje ve ölçüt içinde kanıt ilişkisini kurun; sürekli kullanılan prosedür veya el kitabını kontrollü doküman olarak yönetin. Aynı belgenin her amaç için yeterli olduğunu varsaymak yerine, açıklanan iddiaya uygun dayanak seçin.
1. Doküman kimliğini tanımlayın
Kalite çalışma alanında Kontrollü dokümanlar sekmesini açın. Kod, ad ve tür bilgilerini girin. Kurumun mevcut kodlama düzeni varsa aynı düzeni kullanın. Belge kodu, dosya adında yapılan günlük değişikliklerden daha kararlı bir referans oluşturur.
2. Revizyonu gerekçesiyle kaydedin
Yeni sürüm eklerken neyin değiştiğini açıklayın ve yürürlük tarihini belirtin. Metin veya desteklenen PDF yükleme yolunu kullanın. “Güncellendi” gibi genel bir not yerine, örneğin “Birim değerlendirme sorumluluğu ve yıllık kontrol dönemi açıklandı” gibi bir gerekçe yazın.
Revizyon geçmişinin amacı yalnız eski dosyayı saklamak değildir. Bir kararın alındığı tarihte hangi kurala göre hareket edildiğini sonradan değerlendirebilmeyi de sağlar.
3. İnceleme ve kullanım durumunu kontrol edin
İlgili sürümün inceleme durumunu kontrol edin. Kurum ekibi içeriğin uygunluğunu değerlendirir. Yeni bir sürüm yayınlandığında o belgeye dayanan ölçüt açıklamalarını ve eylemleri gözden geçirin. Bir dosyanın değişmesi, ona bağlı bütün anlatımların kendiliğinden güncel olduğu anlamına gelmez.
4. Kanıt bağını tekrar okuyun
Bir ölçütü incelerken şu üç soruyu sorun: Bu belge neyi destekliyor? Hangi dönemi kapsıyor? İddianın açıklanan kısmı belgede bulunabiliyor mu? Cevaplar belirsizse daha fazla dosya eklemek yerine kanıt ilişkisinin açıklamasını iyileştirin.
Bir revizyon toplantısı için kontrol listesi
- Dokümanın kodu ve başlığı anlaşılır mı?
- Yürürlük tarihi ile rapor dönemi uyumlu mu?
- Revizyon gerekçesi değişikliği açıklıyor mu?
- İncelenen sürüm, kullanılan sürümle aynı mı?
- Eski dayanağa bağlı bir karar yeniden inceleme gerektiriyor mu?
Bu yaklaşım belge arama süresini azaltmayı hedefler; kurumunuzdaki etkisini pilotta ölçebilirsiniz. Inferexa bir dokümanın içeriğine bakarak otomatik resmî uygunluk belgesi vermez. Son değerlendirme, bağlamı bilen kurum ekibine aittir.
Şimdi akışı ekranda görün.
Ürün turunda bu adımları inceleyin veya hesabınızla uygulamaya giriş yapın.
